Методика проведения совещаний

Цель методики – дать Организаторам совещаний инструмент повышения эффективности и сокращения затрат времени на проведение совещаний. А также, дать всем сотрудникам компании возможность получить эффект от проведения совещаний.

Данная методика рекомендуется к использованию всеми сотрудниками компании, которые выступают Организаторами совещаний. Методика описывает последовательность действий Организатора и дает рекомендации по их выполнению.

Первый этап – Подготовка

1.1. Составить список проблем, послуживших причиной проведения совещания.

• Ключевые вопросы, которые следует задать: «Почему мы хотим провести совещание?», «Из-за чего возникла необходимость в проведении?», «Что послужило источником нынешних проблем?». Сформулировать не более 5 причин.
• Записать причины в Чек-лист (Приложение №1).

1.2. Сформулировать цели проведения совещания:

• Ключевые вопросы, которые следует задать: «Для чего или зачем мы хотим провести совещание?», «Что мы хотим получить в результате?».
• При постановке рекомендуется подняться на уровень целей компании или ведущегося проекта с помощью эскалации (вопрос «А это зачем?»). Например, Цель – оптимизация работы. А это зачем? – Сократить затраты на проектах. Увеличить скорость выполнения проектов. А это зачем? – Повысить рентабельность компании.
• При постановке целей следует обязательно учитывать достижимость (в наших силах) и измеримость целей (как можно определить, что мы достигли цели). Цели, которые не проходят по этим параметрам, следует переформулировать. Например, сократить затраты на проектах. – Сократить затраты времени консультантов на проектах. Повысить качество работы. – Внедрить методику, повышающую качество совещаний (требуется убедиться, что методика повышает качество).
• Записать цели в Чек-лист (не более 3 целей). Примеры: «подготовить план работ …», «согласовать план работ …» (согласовать != подготовить), «принять организационное/управленческое/архитектурное решение …»

1.3.   Разработать повестку (вопросы для обсуждения)

• Требуется составить список вопросов, обсуждение которых и принятие решений по которым позволят достичь целей совещания. Оставить минимум необходимых вопросов.
• Если вопрос не влияет на достижение цели, его следует отбросить.
• Если для закрытия вопроса участникам необходимо изучить какие-либо материалы, то данные материалы (документ, презентация, план …) необходимо добавить приложением к плану совещания и мероприятию в календаре!
• Записать повестку в Чек-лист (не более 5 пунктов в повестке).

1.4.   Составить список участников

• В список включить тех лиц, которые заинтересованы в достижении целей совещания (включать более 5 человек в состав участников имеет смысл только для информационных совещаний, для принятия решений количество более 5-и не эффективно).
• Сбалансировать уровень участников (уровень компетентности) для того, чтобы избежать обсуждения вопросов, в которых большинство некомпетентны.
• Записать участников совещания в Чек-лист.

1.5.   Подготовить план реагирования на риски и угрозы

• Идентифицировать риски и угрозы проведения совещания (психология участников, трудные вопросы, технические и организационные проблемы, время и т.д.)
  • Риски – относятся к процессу совещания, могут его развалить. Требуют, в основном, организационных мер (модерирование) и психологической подготовки (Организатор для себя оценивает, кто и как из участников поведет себя во время совещания).
  • Угрозы – могут усложнить проведение совещания. Требуют технических мероприятий, более качественной подготовки — дополнительные материалы.
• Описать риски, выработать идеи реагирования ни них, записать в Чек-лист.
• Описать угрозы, сформулировать вопросы для подготовки к совещанию, записать в Чек-лист.

1.6.   Подготовить План совещания (Приложение №2) – может выполнить секретарь

• Перенести в План совещания из Чек-листа цели, участников, повестку, вопросы для подготовки.
• Добавить к Плану совещания дополнительные материалы (п. 1.3).
• Разослать План совещания всем лицам, перечисленным в Списке участников.
• Выполнить согласование времени и места проведения совещания со всеми заинтересованными лицами (получить подтверждения).

Результат первого этапа: подготовленные Чек-лист, План совещания, согласованное Мероприятие в календаре.

Второй этап – Проведение совещания

2.1.   Придерживаться повестки (Организатор должен модерировать совещание).

• Не принимать решения по вопросам, которых нет в повестке. В Протокол совещания (Приложение №3) записывать их отдельным разделом (такой раздел позволяет купировать отклонения от темы):
  • «Дополнительно к повестке рассмотрены следующие вопросы …»;
  • «Принять … решение по ним до … числа»;
  • «Ответственный …».

2.2.   Фиксировать процесс обсуждения (может исполнять секретарь):

• Организатор должен вести пометки в чек листе — свои мысли и пометки помогут результативнее проводить обсуждение.
• Больше записывать (включая реплики, непродуманные идеи участников).

Результат второго этапа: Чек-лист с пометками о принятии решений или необходимыми работами, записи по ходу совещания.

Третий этап – Контроль (анализ результатов)

• 3.1. Сделать пометки в Чек-листе, какие вопросы рассмотрены, какие решения приняты, достигнуты ли цели совещания.
• 3.2. Подготовить протокол совещания, в котором записать, какие решения приняты по каждому пункту повестки (может выполнить секретарь). Решение о подписании протокола противоположной стороной принимается в зависимости от уровня принимаемых решений.
• 3.3. Провести анализ: «Достиг ли Организатор тех целей, которые он планировал?» и сформировать личный план мероприятий по результатам анализа в органайзер.

Результат третьего этапа: Чек-лист с пометками, Протокол совещания (рассылается участникам), собственный план работ Организатора.

Приложения

Чек-лист для подготовки и проведения совещания (приложение 1)

Причины проведения совещания (проблемы, источники проблем)

1.
2.
3.

Цели проведения совещания (что нужно получить в результате)

1.
2.
3.

Повестка (должна позволить достичь целей)

1.
2.
3.
4.
5.

Список участников (заинтересованных в достижении целей совещания)

1.
2.
3.
4.

Риски

1.
2.

Угрозы

1.
2.

План совещания (приложение 2)

• Тема:
• Место проведения:
• Время начала:
• Продолжительность:

Цели совещания:

1.
2.

Состав участников:

1.
2.

Повестка:

1.
2.

Вопросы и материалы для подготовки:

1.
2.

Протокол совещания (приложение 3)

Тема: «»

Дата: «_____» _________________200__ г.

Время начала: ________   Время окончания: ________

Присутствовали:

от Заказчика (ФИО, наименование организации, должность)

от … «…» (ФИО, должность)

Рассмотренные вопросы и предложения:

Принятые решения и сроки выполнения:

Приложения:

Подписи сторон:

от Исполнителя                                                       от Заказчика

__________________ /________________/           __________________ /________________/

__________________ /________________/           __________________ /________________/

__________________ /________________/           __________________ /________________/

Согласовано:

от Исполнителя                                                       от Заказчика

__________________ /________________/           __________________ /________________/

«_____»_________________200__ г.                     «_____»_________________200__ г.